有些时候，用户部门对于自己的需求还不是很清楚，或者采购在短时间内无法了解各个供应商的报价方法和价格结构。这种情况下可以先通过一轮非正式报价，来了解供应商报价的基本方法。在对第一轮报价进行分析研究后，结合自身需求情况，设计出自己的询价单。在第二轮报价中，可以淘汰第一轮中诚意不够或专业能力不足的供应商，以提高询价效率。

 

　　汇总报价单

 

　　使用Excel工作表制作询价单的优势在于报价直观，如果某个供应商没有报全所有项目，方便采购及时要求供应商澄清报价。

 

　　使用Excel报价单的另一个优点是方便进行报价单汇总。收到所有供应商的报价后，因为各家报价格式统一，只要通过几次简单的拷贝和粘贴，就能把几个供应商的报价汇总到一张表格上。

 

　　如果价格数据比较复杂，利用Excel强大的图表功能，还可以通过柱状图和趋势图，来让价格比较更加直观。

 

　　报价比较

 

　　对于框架协议询价，比如年度文具采购，或者建筑安装中的工程量清单，供应商往往是按照单价进行报价。采购在比价时，仅对单价汇总进行比较往往容易产生偏差。比如某件产品单价1000元，但实际订货只会用到一两个;另一个产品也许单价只有20元，但是却会大量使用;如果只对单价进行比较，势必造成真实成本扭曲。因此，对大量产品进行比价，必须代入实际数量或工作量，计算总价差异，以评估供应商选择对于整体花费的真实影响。

 

　　评价样品

 

　　询价采购，除了相同制造商提供的规格统一的工业品(如某确定品牌型号的电脑)之外，并非必须选择最低价供应商。供应商的评估，还要依赖供应商的其他方面能力，如样品质量、交货期满足度等。因此，在询价单中注明“价格并非供应商选择的唯一因素，采购方会对产品质量、交货期、付款条件等综合评估以选择供应商”也是有效保护采购的一种方法。

 

　　电子采购

 

　　如果采购标的对供应商有足够吸引力，在纸版询价的基础上，还可以用网上竞价来进一步撬动市场竞争。供应商的纸版报价可以作为电子竞价的前置工作，作为价格基准，应用在后续的电子竞价中。通过在电子采购平台中设置批次战略，邀请报价的供应商进一步参加实时的反向竞拍，往往是获得采购节省最快捷和有效的方式。